Le meilleur logiciel de suivi du temps de 2020

Si vous êtes ici, cela signifie que vous recherchez un logiciel de suivi du temps que vous utiliserez vous-même ou avec votre équipe. Mais en choisir une ou même en choisir quelques-unes peut être une tâche déroutante et intimidante avec plus de 100 applications disponibles.

Pour vous faire gagner un temps précieux, nous avons fait le dur travail des études de marché approfondies et des tests d'applications et avons élaboré une liste de 11 logiciels de suivi du temps qui sont «la crème de la crème».

Les outils de suivi du temps qui ont fait notre liste sont:

  • Paymo - application de gestion du travail complète avec des fonctions de suivi du temps et de comptabilité pour vous aider à gérer les projets du début à la fin
  • Harvest - un outil de suivi du temps et de facturation pour faciliter la livraison et la facturation des projets
  • TSheets - une solution associée à la reconnaissance faciale pour les employés qui travaillent en dehors du bureau
  • Toggl - Suivi du temps, rapports visuels et informations sur l'équipe pour toutes les tailles d'entreprise
  • Hubstaff - Time Tracker qui surveille votre activité en prenant des captures d'écran aléatoires de votre bureau
  • Rapide - outil qui suit le temps et crée simultanément des horaires et des feuilles de temps automatiques
  • TimeCamp - application de suivi du temps et de facturation avec une liste robuste d'intégrations
  • TrackingTime - un outil pour le suivi du temps sur les tâches récurrentes et la planification des événements répétitifs
  • Time Doctor - suivi automatique du temps, module de paie et captures d'écran sur le bureau dans une seule application
  • RescueTime - bloquez les sites Web distrayants et fixez des objectifs pour améliorer votre productivité grâce au suivi du temps
  • Workpuls - outil de surveillance des employés avec capacités de suivi automatique du temps

Pourquoi le suivi du temps est-il important

Si vous n'êtes pas encore convaincu de l'utilité du suivi du temps, jetez un œil aux avantages suivants:

  • Identifiez les tâches non essentielles: vous n'avez pas le temps nécessaire pour consacrer à n'importe quelle activité. Le suivi du temps peut vous aider à remplacer les tâches sans importance par des tâches productives. Vous pouvez exporter ces données dans des rapports et des feuilles de temps, afin de pouvoir les utiliser pour vos prochains projets pour éviter de perdre du temps. C'est une autre raison pour laquelle vous devez associer le suivi du temps à la gestion des tâches. C'est encore mieux si ces deux fonctionnalités font partie de la même application native pour éviter l'encombrement des données.
  • Améliorez les estimations de temps: vous pouvez utiliser les entrées de temps précédemment suivies comme indicateur principal pour vos futurs projets. Grâce à eux, vous ferez de meilleures estimations pour les tâches suivantes et fixerez des délais plus précis pour des projets similaires. Le suivi de leur évolution dans le temps peut vous aider à savoir si un travailleur aura le temps de terminer une tâche en fonction de ses activités passées. De plus, les employés sous-réservés peuvent prendre en charge le travail des autres pour des résultats plus rapides s'ils ont les bonnes compétences.
  • Soyez payé équitablement: si vous êtes un pigiste rémunéré à l'heure, les outils de suivi du temps vous aideront à obtenir le montant d'argent que vous méritez. Il peut éliminer les prévisions et les conversations gênantes avec des clients problématiques qui ne veulent pas coopérer ou hésitent à décider d'un taux de rémunération. Vous aurez la preuve de votre travail en toute sécurité stockée en ligne et mesurée seconde par seconde avec tous vos journaux de temps.

Dans notre test, nous n'avons examiné que les applications dont le suivi du temps est une fonctionnalité native.

Si vous utilisez déjà une application pour gérer votre travail mais qu'elle n'a pas de module de suivi du temps, une intégration avec une application de suivi du temps peut être une solution. Cependant, nous ne le recommandons pas, car cela pourrait entraîner une complexité supplémentaire ou augmenter vos coûts.

Le suivi du temps fonctionne encore mieux lorsque vous l'associez à d'autres fonctionnalités. Vous avez besoin de la gestion des tâches pour garder une trace de vos tâches quotidiennes et d'une fonctionnalité pour créer des rapports basés sur votre travail pour mesurer les performances et surveiller l'activité passée pour référence future. D'autres fonctionnalités intéressantes, telles que le suivi automatique du temps, la planification des ressources pour les équipes ou les capacités de comptabilité, aident à la gestion globale du travail en équilibrant votre temps, votre budget et vos ressources humaines. De plus, vous n'aurez plus à basculer entre les applications, les outils et les techniques pour effectuer vos tâches.

Consultez notre guide de gestion des tâches pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez hiérarchiser et organiser vos tâches à l'aide d'outils et de techniques pertinents.

Critères clés pour choisir les outils de suivi du temps

Voici les sept facteurs clés que nous avons pris en compte lors de l'examen du logiciel de suivi du temps dans ce guide:

  • Fonctionnalités de base: les éléments les plus importants qui devraient influencer votre décision sont les principales fonctionnalités de l'outil. La gestion des tâches et les rapports sont indispensables. Des fonctionnalités telles que le suivi automatique du temps ou la facturation ajoutent de la valeur et peuvent faire la différence entre une excellente application et une application qui fera le travail pour le moment. En outre, les équipes peuvent utiliser la planification des ressources avec le suivi du temps, mais cette fonctionnalité est inutile pour les individus. Avant de choisir un produit final, parlez-en à votre équipe et découvrez quels sont leurs propres besoins en plus des exigences de votre projet.
  • Processus d'intégration: nous avons parcouru chaque étape du processus d'intégration pour voir exactement à quel point il est facile pour un utilisateur de se familiariser avec un nouvel outil. Certains avantages du processus d'intégration incluent des didacticiels, des guides, le support client, des ressources ou des modèles gratuits et d'autres fonctionnalités utiles qui peuvent vous aider à démarrer plus rapidement. Pourquoi s'en soucier? Parce que vous ne pourrez utiliser l'application de suivi du temps à son plein potentiel dès le début que grâce à un processus d'intégration clair et détaillé.
  • Coût: pensez à votre budget actuel et à ce que vous voulez payer. Certains outils facturent plus pour les utilisateurs supplémentaires, vous devrez donc prendre en compte le nombre d'utilisateurs actifs sur l'application en même temps. N'oubliez pas de compter les coûts supplémentaires que vous pourriez rencontrer lors de l'intégration de nouveaux employés ou du transfert des données de projet, de la documentation et des horaires d'équipe existants sur la plateforme. Gardez également un œil attentif sur les offres spéciales de temps en temps.
  • Support: vous devrez peut-être recourir au support client à un moment donné, quel que soit le niveau de préparation de votre équipe en matière de compétences techniques. La prise en charge du produit doit être facile d'accès afin que vous puissiez obtenir de l'aide rapidement. Examinez les langues disponibles pour éviter tout problème de mauvaise communication. Faites attention cependant - le degré de support offert peut dépendre de votre niveau d'abonnement. Pour certaines applications, il est possible que la discussion avec un responsable de compte ne soit disponible qu'avec les plans premium.Pensez donc au montant que vous êtes prêt à engager.
  • Avis: Même si chaque outil fonctionne de manière distincte pour chaque entreprise, vous pouvez jeter un œil à ce que les utilisateurs existants ont à dire. Capterra et G2 sont deux plates-formes d'examen des utilisateurs fiables qui visent à fournir des commentaires objectifs des utilisateurs. Ces évaluations servent d'orientation de base aux aspects que vous devez analyser et tester vous-même avant de décider si un outil convient à votre entreprise.
  • Récompenses: Certains des meilleurs produits remportent des prix. C'est à moins que nous ayons affaire à une nouvelle application qui n'a pas encore eu la possibilité d'être nominée pour une application. La page de presse de chaque outil met souvent en évidence les récompenses obtenues au fil des ans et les raisons de les recevoir.
  • Fonctionnalités supplémentaires: pensez à toute autre fonctionnalité dont vous pourriez avoir besoin, du suivi GPS et des intégrations à un système d'approbation des feuilles de temps, une fonction de paie ou même un design épuré ou coloré pour maintenir votre équipe engagée.

Conseil: prenez ces sept facteurs et notez-les en fonction de vos besoins. Créez d'abord une feuille de calcul. Ensuite, notez vos fonctionnalités indispensables (donnez 5 points pour chacune), les fonctionnalités intéressantes (2 points pour chacune) et les fonctionnalités bonus (1 point pour chacune). Ajoutez le tout pour créer votre propre évaluation des outils et créez votre propre top à tester avant d'en choisir un.

Paymo

Paymo est un logiciel de gestion de projet, de gestion du travail et de suivi du temps qui aide les professionnels de la gestion et les indépendants à livrer des projets tout au long de leur cycle de vie.

L'entreprise existe depuis 2008 et a commencé comme une application de suivi du temps et de facturation. Progressivement, sur la base des commentaires des utilisateurs, elle s'est transformée en une plateforme de gestion de projet complète.

Avec des utilisateurs de plus de 50 pays, Paymo est une application établie sur laquelle environ 4 000 entreprises et 40 000 indépendants (~ 70 000 utilisateurs) comptent pour gérer leur temps et leurs projets du début à la fin. Son objectif principal est de vous aider à garder tout votre travail en un seul endroit tout en simplifiant votre flux de travail pour une gestion des tâches plus efficace.

Meilleur pour:

Petites et moyennes entreprises, agences, consultants, cabinets d'avocats et d'architecture et indépendants qui traitent plusieurs projets clients et souhaitent pouvoir suivre leur temps, surveiller leurs finances et organiser leurs ressources à partir d'un seul endroit.

Pourquoi nous disons que c'est génial

Un logiciel moderne et intuitif pour les entreprises basées sur des projets qui aide votre équipe à gérer des projets tout au long de leur cycle de vie. Planifiez et planifiez vos projets, collaborez avec votre équipe, partagez des fichiers, suivez le temps et assurez-vous de respecter le budget.

Top 5 des fonctionnalités

1) Disponibilité: vous pouvez décider exactement comment et à partir de quel appareil vous souhaitez suivre l'heure. Paymo est disponible en tant que minuterie Web, application de bureau, application mobile (fonctionne également hors ligne) et même en tant que chronométreur automatique de bureau (PaymoPlus). Il existe également une intégration Adobe pour les créatifs qui souhaitent suivre leur temps dans les produits Adobe, sans avoir à basculer entre les différentes applications.

2) Planification des ressources: pour vous aider à calculer les ressources nécessaires à la réalisation d'un projet, consultez l'activité de votre équipe. Cela peut aider qui travaillera sur quoi et quand ou vérifier la capacité des utilisateurs pour éviter l'épuisement professionnel des employés. Gérez facilement votre allocation de ressources et confiez à votre personnel les bonnes tâches en fonction de ce qu'il a fait par le passé.

3) Zone des feuilles de temps: consultez et gérez vos entrées de temps sur une base quotidienne / hebdomadaire / mensuelle / d'agenda, ajoutez du temps en masse ou importez du temps directement à partir de vos réservations.

4) Rapports de temps: créez des rapports de temps basés sur le temps suivi et obtenez un aperçu détaillé de la façon dont vous ou votre équipe passez le temps. Choisissez parmi un regroupement flexible, un sous-regroupement dans une hiérarchie de rapports, une prise en charge de l'état du projet et incluez des ID de projet et des ID de tâche pour plus de personnalisation.

5) Comptabilité: générer des factures en fonction du temps passé sur des tâches ou des projets, suivre les dépenses ou créer des estimations pour les clients. Vous pouvez également créer des factures à partir de zéro et utiliser les intégrations avec des passerelles de paiement telles que PayPal, Payflow de PayPal, Stripe, Authorize.net et Stripe.

Comme il est facile de commencer

Au cours du processus d'intégration, vous choisirez votre utilisation préférée de l'outil (planifier des projets, suivre le temps, gérer les tâches ou facturer). Vous pouvez choisir parmi 9 modèles de projet différents pour commencer le travail. Il existe également une base de connaissances détaillée pour explorer les fonctionnalités les plus avancées. De plus, il existe un forum de la communauté des clients et une base de connaissances détaillée pour explorer des fonctionnalités plus avancées. Nos Customer Success Managers qui peuvent vous aider depuis l'activation du compte tout au long du processus d'intégration vous contacteront également.

Tarification

Vous avez le choix entre 3 plans tarifaires en fonction de la taille de votre entreprise et des fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin:

  • Gratuit (pour 1 utilisateur: indépendants et utilisateurs individuels): listes simples à faire pour vos tâches, tableaux Kanban pour obtenir un aperçu plus visuel de vos tâches, méta-kanban, suivi du temps pour rester motivé, applications de bureau et mobiles pour suivre le temps hors ligne , Adobe CC Extension pour les créations et Reporting. De plus, vous obtiendrez 1 Go de stockage, le partage de fichiers, le support de la communauté pour résoudre tous les problèmes que vous pourriez rencontrer, l'API, 3 factures / compte pour avoir une idée de la facilité avec laquelle vous pouvez connecter vos données aux factures que vous envoyez à vos clients. .
  • Petit bureau (11,95 $ / utilisateur / mois): vous pouvez obtenir les fonctionnalités du plan gratuit + factures, estimations et dépenses, gestion avancée des tâches pour vous aider à gérer des projets et des équipes plus importants, modèles de projet pour éviter de perdre du temps avec les bases, tableau de bord pour superviser votre projet et activité d'équipe, et 50 Go pour stocker vos fichiers. Vous pourrez également utiliser Advanced Reporting pour vos responsables et donner un aperçu détaillé de l'état et des résultats du projet à vos clients, des intégrations avec d'autres outils que vous utilisez.
  • Entreprise (18,95 $ / utilisateur / mois): vous pouvez obtenir les fonctionnalités du plan Small Office + la planification des ressources pour maintenir le contrôle de l'activité de votre équipe, les diagrammes de Gantt, le diagramme de Gantt du portefeuille et l'assistance à distance en ligne pour répondre rapidement à vos demandes. Ce plan vous offre également un stockage illimité, vous n'aurez donc jamais à vous soucier de l'emplacement de stockage de vos données.

Un rabais de 20% est offert pour les paiements annuels.

L'application prend également en charge les écoles, les collèges et les universités du monde entier en offrant des abonnements gratuits pendant 1 an sans aucune limitation de fonctionnalités. Paymo soutient également quiconque souhaite faire du bien à la société, car les organisations à but non lucratif ont droit à une remise de 50%.

Verdict

Nous sommes fiers d'avoir marqué 4,5 / 5 sur Capterra et 4,5 / 5 sur G2. L'application a également remporté une série de récompenses, notamment: le logiciel PM le plus utilisable (indice de convivialité de la gestion de projet du G2 | été 2017), le logiciel de suivi du temps avec la mise en œuvre la plus fluide (G2 été 2017), le meilleur logiciel PM ROI (G2 été 2017) , The PM Software with the Smoothest Implementation (G2 Summer 2017), et le Great User Experience Award 2017 (FinancesOnline).

Paymo a le meilleur plan gratuit pour les particuliers et pourrait facilement se classer parmi les trois meilleurs logiciels en termes de fonctionnalité de suivi du temps. Les fonctionnalités avancées de gestion des tâches, la planification des ressources et les modules de comptabilité vous couvrent si vous souhaitez gérer des projets du début à la fin avec votre équipe. Plus important encore, vous pouvez choisir n'importe quelle méthode de suivi du temps que vous souhaitez. La plate-forme pourrait être encore meilleure si elle avait des fonctionnalités telles que le suivi GPS, l'approbation des feuilles de temps ou un système de paie dans un avenir proche.

Récolte

Les grandes entreprises, les petites entreprises et les indépendants peuvent tous utiliser Harvest. Lancés en 2006, ils visent à faire les choses à la manière de la récolte. Cela implique d’être honnête, de redonner, d’innover et d’écouter les besoins des clients, entre autres.

Harvest propose une solution de suivi du temps et de facturation sous le même toit. Cet outil relie les deux fonctionnalités afin que vous puissiez être payé en fonction des entrées de temps suivies sans exporter de données vers un autre système.

Meilleur pour:

Indépendants, petites, moyennes et grandes équipes qui cherchent à intégrer le suivi du temps avec leurs outils préférés.

Pourquoi ils disent que c'est génial

Logiciel de suivi du temps pour ceux qui apprécient les informations.

Top 5 des fonctionnalités

1) Suivi du temps et gestion des dépenses: Suivez le temps de certains clients, projets, tâches et membres du personnel pour garder le contrôle de toutes les activités grâce à une minuterie Web. Ne vous inquiétez pas, vous recevrez des rappels par e-mail lorsque vous le laissez trop longtemps pour résoudre ce problème. Si vous avez oublié de le démarrer, ajoutez du temps en masse à la zone des feuilles de temps hebdomadaires. Bonus: prenez une photo et ajoutez-la à une dépense en utilisant l'application mobile pour offrir une preuve de vos dépenses.

2) Présentation de l'équipe: surveillez qui suit le temps et le moment où ils travaillent sur un projet spécifique, ainsi que les personnes surchargées de travail pour éviter les burnouts. Vous pouvez modifier les entrées d'heure et les diviser en heures facturables ou non facturables pour des rapports plus détaillés. Vous pouvez également utiliser le système d'approbation des feuilles de temps pour une surveillance améliorée de l'équipe.

3) Rapports visuels: vérifiez les entrées de temps et comparez-les au budget initial du projet pour voir si vous êtes sur la bonne voie. Les rapports vous montrent également la somme que vous devez facturer pour être rentable.

4) Module de facturation: facturez les clients en fonction du temps suivi, envoyez des factures par e-mail et payez en ligne via Stripe ou PayPal. Il existe également une intégration native avec Xero et Quickbooks qui est utile si vous utilisez déjà l'une de ces applications.

5) Planification: Grâce à leur application sœur, Forecast, vous pouvez réserver des projets à l'avance et comparer le temps suivi dans Harvest avec le temps prévu dans Forecast.

Comme il est facile de commencer

Après votre inscription, vous recevrez un e-mail de bienvenue pour démarrer et créer votre premier projet. En parallèle, vous aurez également accès à des feuilles de temps et des modèles de facturation gratuits, à des ressources pédagogiques pour le suivi du temps, à des webinaires (programmés et enregistrés) et à une base de connaissances avec des didacticiels et des guides pas à pas.

Tarification

Vous pouvez choisir entre 2 plans après l'expiration de l'essai gratuit, chacun ajoutant plus de fonctionnalités:

  • Gratuit: c'est pour 1 personne, 2 projets et vous obtenez des factures et des clients illimités. Vous ne pouvez pas télécharger un logo d'entreprise, joindre des fichiers aux factures, intégrer à QuickBooks en ligne ou importer des données. Lorsque vous vous inscrivez, vous recevez d'abord un essai gratuit complet de 30 jours. Une fois ce délai expiré, vous pourrez utiliser le plan gratuit, sauf si vous effectuez une mise à niveau.
  • Pro: 12 $ / personne / mois ou 10,8 $ / personne / mois (10% de réduction pour les paiements annuels): 2+ personnes, projets illimités, clients illimités, facturation illimitée, système d'approbation des feuilles de temps pour permettre également aux managers d'avoir un aperçu de l'activité de leur équipe .

Vous devrez payer séparément pour la fonction de planification, Harvest Forecast. (5 $ / mois, utilisateurs et projets illimités)

Tous les plans incluent le suivi du temps et des dépenses, des rapports puissants, des factures et des estimations illimitées, des alertes de budget de projet, l'approbation des feuilles de temps, des intégrations avec plus de 100 applications, des applications pour iOS, Android et Mac, une sécurité au niveau de la banque et une assistance téléphonique et par e-mail.

Disponibilité: Web, iOS, Android, Mac et en tant que plug-in pour Chrome et Safari.

Verdict

Il semble que la plupart des utilisateurs aient une bonne opinion de Harvest puisque l'outil a obtenu 4,5 sur 5 (Capterra) et 4,3 sur 5 (G2).

Si nous devions sélectionner les meilleurs outils de suivi du temps et de comptabilité, Harvest figurerait parmi les trois premiers. Pourquoi? Parce que c'est un excellent exemple d'un outil qui combine le suivi du temps avec des fonctionnalités de comptabilité pour faciliter la livraison et la facturation des projets. De plus, leurs intégrations avec Xero et QuickBooks le rendent plus pratique pour les utilisateurs qui utilisent déjà ces outils pour la comptabilité ou la tenue de livres.

Nous attendons avec intérêt l'introduction éventuelle d'un module de facturation récurrente pour faciliter l'ensemble du processus de paiement et de facturation avec les clients réguliers. Le tracker affiche uniquement votre temps après chaque minute écoulée. Les débutants qui se sentent motivés s'ils voient leurs secondes passer rapidement apprécieraient une minuterie plus précise qui suit chaque seconde de votre travail.

Vous pouvez essayer cet outil vous-même avec un essai gratuit de 30 jours et le tester avec ses 100+ intégrations ou utiliser sa propre API pour configurer la vôtre.

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